发票（invoice）是付款要求，在钱转手之前开出，它会产生一笔债务。收据（receipt）是已经付款的证明，在付款之后开出。两者都由卖方开出，同一笔交易通常两样各有一张。根据《澳大利亚消费者法》（Australian Consumer Law），凡是价格在 75 澳元或以上（不含 GST）的交易，你都必须给客户交易凭证（proof of transaction）；金额更小的交易，如果客户要求，你必须在七天内提供。

放在一起比，区别在哪里？

发票与收据对比
发票收据
用途要求付款确认已经付款
时间付款之前付款之后
由谁开出卖方卖方
法律效力产生一笔客户欠你的债务全部或部分清偿这笔债务
是否写到期日是，付款期限从开票日期开始算否，交易已经完成
能否用来申领 GST 抵扣能，前提是它是一张有效的税务发票只有包含税务发票所需的全部内容时才能
法律是否要求开具没有普遍的开具要求是，75 澳元或以上（不含 GST）的销售必须提供交易凭证

澳洲法律实际要求什么？

这项义务来自消费者法，而不是税法，而且适用于供应方：

  • 75 澳元或以上（不含 GST）：你必须给客户交易凭证，而且要在销售之后尽快提供。
  • 低于 75 澳元：如果客户要求，你必须在七天内提供。
  • 哪些算交易凭证：税务发票、收银机小票、信用卡或 EFTPOS 对账单、手写收据，或者分期付款提货（lay-by）协议。它必须写明你的身份和澳大利亚商业号码（ABN）、日期、提供了什么、价格，以及 GST（如有）。
  • 分项账单：对于服务，客户可以要求一份列明价格如何计算的分项账单（itemised bill），你必须在七天内免费提供。

注意，这些门槛出自消费者法，所以用的是 75 澳元（不含 GST）。GST 规则用的是另一个数字：买方需要税务发票才能申领抵扣的门槛是 82.50 澳元（含 GST）。这两个数字是从不同角度描述同一个价格，所以看起来不一致，其实并不矛盾。

申报扣除需要哪一种？

就你自己的税务而言，你需要的是一份能说明付给了谁、买了什么、付了多少、什么时候付的记录。税务发票是最有力的一种；对于小额项目，收据或银行对账单上的一条记录也可能够用，但单靠一条银行流水，很少能看出买的是什么。

GST 抵扣的规则更严格。对于超过 82.50 澳元（含 GST）的采购，要申领 GST 抵扣，你需要供应商开出的有效税务发票（tax invoice）。普通收据只有在包含税务发票必须包含的全部内容时才符合要求：注册了 GST 的商家开出的零售 EFTPOS 小票大多符合，手写收据大多不符合。这些内容具体是什么，见如何开具含 GST 的发票。

已付款的发票算收据吗？

实际上，大多数情况下算：标注了 PAID（已付款）并写明付款日期和方式的发票，普遍被接受为交易凭证，大多数小企业开的也正是这种。它之所以行得通，是因为它包含了收据需要的全部内容，外加钱已到账的确认。

有两种情况，它还不够：

  • 部分付款。只收到定金就在发票上标“已付款”，会误导人。按实际收到的金额开一张收据，发票上继续显示余额。
  • 客户明确要求开收据。有些雇主和保险公司不接受加了标注的发票。另开一张只有一行的收据，不花你任何成本。

其他单据处在哪一步？

发票和收据只是一条更长流程中的两个节点。在一般的企业对企业销售中，顺序是这样的：

  1. 报价单（quote）：你提出按某个价格做这项工作。此时对方什么也不欠。
  2. 采购订单（purchase order, PO）：客户承诺购买，并给你一个 PO 编号，让你在发票上注明。
  3. 形式发票（proforma invoice）：可选，用于你想在开工前收款或收定金的情况。
  4. 发票：你已经提供了商品或服务，这就是那笔债务。
  5. 汇款通知（remittance advice）：客户告诉你这笔付款对应哪几张发票。
  6. 收据：你确认款项已经到账。
  7. 贷记单（credit note）：如果之后有任何部分需要冲销。

发票和收据要怎样保存？

你开出的发票、收到的发票，以及所有打算申报扣除的收据，都要保存五年。只要内容完整、清晰可读，澳大利亚税务局（ATO）接受照片和 PDF。这一点很重要，因为热敏纸收银小票不到一年就会褪成一片空白。当天拍下来，纸质的就可以扔了。

这正是 Balaana 的开支记录功能的用途，而且免费版就有。

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常见问题

不是。发票在付款之前开出，用来要钱；收据在付款之后开出，确认已经收到钱。同一笔销售通常两样都有。标注了 PAID（已付款）和日期的发票，在大多数情况下都被接受为交易凭证，但如果只付了部分款项，它就不是合适的单据。

必须，只要销售额达到 75 澳元或以上（不含 GST）。《澳大利亚消费者法》要求在销售之后尽快提供交易凭证。低于 75 澳元的，如果客户要求，你必须在七天内提供。购买服务的客户还可以要求一份分项账单，你必须在七天内免费提供。

就扣除本身而言，通常可以，前提是收据上写明了供应商、日期、买了什么和金额。申领 GST 抵扣则更严格：超过 82.50 澳元（含 GST）的采购，你需要一张有效的税务发票，而收据只有在包含税务发票必须包含的全部内容时才算数。

税务发票是一种 GST 单据，有七项必备内容，由注册了 GST 的供应商开出。收据是已经付款的证明。很多单据两者兼是：注册了 GST 的商家开出的零售 EFTPOS 小票，通常也符合税务发票的要求。手写收据一般不符合。

五年，从记录制作或取得之日、或交易完成之日起算，以最晚者为准。只要内容完整、清晰可读，ATO 接受电子副本，所以热敏纸收银小票拿到当天就拍下来，因为远不到五年，它们就会褪成一片空白。

资料来源

交易凭证和分项账单的义务出自《澳大利亚消费者法》，参照澳大利亚竞争与消费者委员会（ACCC）的解释；税务发票和 GST 抵扣规则以及五年保存规定来自澳大利亚税务局（ATO）。请向上述机构或注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。