贷记单（credit note）是一种单据，用来减少一张已经开出的发票上的欠款，原因可能是退货、折扣、取消或出错。原来的发票永远不要修改或删除，而是针对它开一张贷记单，这样记录里就能看出发生了什么。在澳洲，如果这笔销售含 GST，贷记单还必须同时起到调整单（adjustment note）的作用；调整单由 GST 法律定义，有规定必须包含的内容。

什么时候需要开贷记单？

  • 客户退货，或者拒收了部分货物。
  • 开票后你同意给折扣：表示善意的减价、批量返利、和解时同意的减免。
  • 你出了错：数量错了、单价错了、客户开错了，或者收了不该收的 GST。
  • 工作被取消了，而发票已经发出去了。

这四种情况的共同点是：发票开出之后，一笔销售的价格变了。GST 法律把这称为调整事件（adjustment event），它会触发下面所说的义务。坏账核销则不同：它不需要开调整单，原因见下面的表格。

贷记单还是调整单？

日常使用中，这两个说法可以互换，抬头写着“Credit note”的单据也是被接受的。真正要紧的区别在法律上，而不在叫法上：

  • 贷记单是用来减少欠款的一般商业单据。如果双方都没有注册 GST，有它就够了。
  • 调整单是 GST 单据。如果你注册了 GST，而这笔销售是应税销售，贷记单就必须包含 GST 法律要求的内容，否则你的客户就无法正确调整他们已经申领的 GST 抵扣。

实际操作上：如果你注册了 GST，就开一张同时满足两者要求的单据。做对并不难，做错了就会把问题推到客户的经营活动报表（BAS）上。

贷记单上必须写什么？

澳洲调整单的必备内容
项目说明
“adjustment note”或“credit note”字样清楚地写在顶部。不能让人把它误认为发票。
你的身份和 ABN指供应商的身份和澳大利亚商业号码（ABN），因为单据由供应商开具：和原发票上的信息相同。
客户的身份或 ABN相关销售的金额在 1,000 澳元或以上时必须写明，和税务发票的规定一致。
开具日期这个日期也是确定这项调整在哪一期申报的起点。
价格差额调整前的金额和调整后的金额之间的差额。
简要说明为什么要做这项调整：退货、折扣、取消、出错。
GST 调整金额这次变动中的 GST 部分，要单独列明，双方才能各自调整 BAS。
原发票编号GST 规定并不严格要求，但没有它，双方都没法把这两份单据对应起来。

与之相关的还有两条规定，一条关于时限，一条关于门槛。你必须在客户提出要求后，或者你得知这项调整后 28 天内开出调整单；如果这项调整的 GST 金额在 75 澳元或以下，就不需要开调整单。

为什么永远不要修改原发票？

这条规定常常有人违反，而且通常是出于好意，所以值得讲清楚它为什么重要：

  • 你的客户手上已经有原件。他们那份和你这份现在对不上了，而他们的审计师看到的是他们那份。
  • 他们可能已经申领了 GST 抵扣。悄悄改掉发票，会让他们的申领失去依据。
  • 它会打乱你的编号。删掉一张发票，编号序列就会出现空号，而任何人审查你的记录时，首先问的就是空号。
  • 你会丢掉原因。贷记单记录了金额为什么变动，改过的发票什么也没记录。

如果一张发票从头到尾都错了，比如开错了客户或者开错了工作，就用贷记单把它全额冲销，再用新编号重新开一张发票。让这种做法行得通的编号规则，见什么是发票？

贷记单、退款还是坏账核销？

贷记单与退款、坏账核销的比较
做法意味着什么
贷记单减少客户的欠款。如果客户还没付款，欠款余额就会减少；如果已经付了，这笔金额就留作贷记，用来抵扣以后的发票。
退款把钱退回去。通常和贷记单一起开：贷记单是书面凭证，退款是实际付款。
坏账核销客户不会付款，你也放弃追讨了。这和贷记单不同：你不是承认这笔欠款有错，而是确认它收不回来。坏账有自己的 GST 规则：如果你按权责发生制核算 GST，那么在这笔欠款作为坏账核销后，或者逾期达到十二个月或以上后，你可以做一项减项调整（decreasing adjustment）。按现金制核算的话，就没有什么可以拿回来的，因为你从来没有申报过这笔 GST。
修改发票不可取。这会让你的记录和客户的记录对不上，而且不会留下任何关于这次变动的说明。

贷记单对 BAS 有什么影响？

减少一笔应税销售金额的贷记单，会给你带来一项减项调整，因为你已经申报并缴纳的 GST 比你现在实际欠的多。你要在得知这项调整的那一期 BAS 中做调整，而不是去修改之前的 BAS。你的客户则在他们那边做一项与之对应的增项调整（increasing adjustment）。

这也是为什么调整单必须单独列明这项调整的 GST 金额：没有这个数字，你们双方都算不出表格上该填多少。关于这张表格本身，详见什么是 BAS？

有哪些实用的好习惯？

  • 使用单独的编号序列：CN-0001，而不是接着用下一个发票编号。两者混用，你的发票看起来就会出现空号。
  • 在贷记单上注明原发票编号，并在你自己的记录里，在原发票上注明贷记单编号。
  • 负数就写成负数。如果贷记单上的数字都是正数，只是在某处写了“credit”一词，赶时间的人就会把它当成发票录进系统。
  • 用一行字写明原因。像“Credit for 2 units returned 4 Sep 2026”（贷记 2026 年 9 月 4 日退回的 2 件）这样一行，既是必备内容，也是你三年后会想看到的东西。
  • 要发给客户，不要只是存档。客户从没收到的贷记单，什么也没纠正。

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常见问题

贷记单是减少欠款金额的一般商业单据。调整单是应税销售的价格发生变化时，法律要求开具的专门 GST 单据。注册了 GST 的企业通常只开一张单据，同时起到两种作用，抬头写“Credit note”或“Adjustment note”，并包含 GST 规定要求的内容。

不能。客户手上已经有原件，可能已经据此申领了 GST 抵扣，他们的副本也会和你的对不上。删除发票还会在你的发票编号里留下空号，而任何人审查你的记录时，首先会问的就是这个。应该开一张贷记单，如有需要，再用新编号开一张更正后的发票。

如果你注册了 GST，必须在客户提出要求后，或者你得知这项调整后 28 天内开出调整单。如果这项调整的 GST 金额在 75 澳元或以下，则完全不需要开。

它会给你带来一项减项调整：你为一笔销售申报了 GST，而这笔销售后来减少了，所以你可以把差额申领回来。在你得知这项调整的那一期 BAS 上做调整，而不是修改之前的 BAS。你的客户则在他们的 BAS 上做方向相反的调整。

不应该。给贷记单单独一套编号，比如 CN-0001。如果贷记单占用了下一个发票编号，看起来就像少了一张发票，而连续编号的意义正在于：一旦出现空号，就说明有情况。

资料来源

本文中的调整单要求、28 天规则、75 澳元门槛以及调整事件的处理方式，来自澳大利亚税务局（ATO）的 GST 指南。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。