发票（invoice）是你发给客户、要求对方为你已提供的商品或服务付款的单据。它记录你提供了什么、客户欠多少钱，以及什么时候必须付款。在澳洲，没有任何法律规定普通发票必须包含哪些内容，但只要你注册了 GST，同一份单据就必须符合澳大利亚税务局（ATO）对税务发票（tax invoice）的要求；而且不论哪种情况，发票上都必须有你的澳大利亚商业号码（ABN）。
发票有什么用？
发票有三个作用。值得把它们弄清楚，因为发票上的每一栏都由此而来：
- 它是在向客户要钱。发票会产生一笔债务。在大多数交易安排下，你开出发票之前，对方在法律上并不欠你什么，你也无从催款。
- 它是你的销售记录。你的收入、你的 GST，以及你在经营活动报表（BAS）和所得税申报表上申报的数字，最终都要追溯到发票。
- 它是客户的凭证。客户要凭它把这笔开支申报为扣除项；如果这笔销售含 GST，还要凭它申领 GST 抵扣。
澳洲发票上要写什么？
澳洲法律没有规定普通发票的内容，所以下面这份清单是通行做法，而不是法律的最低要求。但少写任何一项，都会让客户更容易拖延付款。
| 项目 | 为什么重要 |
|---|---|
| “Invoice”（发票）字样 | 这样就没人会把它误当成报价单、对账单或催款提醒。如果你注册了 GST，就改写“Tax invoice”（税务发票）。 |
| 你的商业名称和 ABN | 没有 ABN，付款方就必须按最高税率预扣税款。商业名称应当与登记处记录的一致。 |
| 客户的名称 | 如果是 1,000 澳元或以上的税务发票，必须写明买方的身份或 ABN。 |
| 唯一的发票编号 | 在接下来的五年里，你们双方都靠它来指代这笔销售。按顺序编号，绝不重复使用。 |
| 开票日期 | 付款期限从这一天开始算，所以这是开始计时的日子。 |
| 所提供商品或服务的说明 | 数量、单价和每行小计。描述含糊，是发票被质询而不是被支付的最常见原因。 |
| 总金额，以及 GST（如有） | 单独列出 GST 金额，或者注明总额已含 GST。如果你没有注册 GST，就绝对不要在发票上显示 GST。 |
| 付款条款和到期日 | “Net 14”（开票后 14 天内付款）这种写法，有些客户根本看不懂。直接写上具体日期。 |
| 付款方式 | BSB 和账号、PayID 或付款链接。写在发票本身上，而不是只写在邮件里。 |
发票什么时候必须是税务发票？
如果你注册了 GST，而且这笔销售是应税销售，那么对于任何超过 82.50 澳元（含 GST）的采购，你的客户都需要一张有效的税务发票，才能申领 GST 抵扣。税务发票有七项必备内容，而且客户提出要求后，你必须在 28 天内开给对方。如果你没有注册 GST，就不能把单据标为税务发票，也不能显示 GST 金额，因为你的价格里根本没有 GST 可以显示。
完整的要求，以及怎样正确计算 GST 这一行，见如何开具含 GST 的发票。如果你还不确定自己到底该不该注册，先看需要注册 GST 吗？
为什么发票上必须有你的 ABN？
当一家企业向另一家企业付款，而发票上没有写 ABN 时，付款方一般必须按最高税率预扣税款，交给 ATO。你申报所得税时可以拿回这笔钱，但在那之前，你会少收到大部分款项。每张发票都要写上你的 ABN，包括开给朋友的，也包括只有 80 澳元的。如果你还没有 ABN，见如何申请 ABN。
发票怎么编号？
发票编号是你整套记录的骨架，规则也简单到没有理由弄错：
- 永远唯一。任何编号都不能用两次，跨年度也不行。
- 按顺序编号，不留空号。一旦有空号，别人就会问那里原来是什么。如果你作废了一张发票，保留这个编号并标注为已取消，而不是把它删掉。
- 已经发出的发票，永远不要改编号。如果开错了，就开一张贷记单（credit note），再开一张新发票。
- 格式越简单越好。INV-0001 或 2026-0001 都可以。按客户加前缀看起来整齐，却会让你很难证明自己的编号是完整的。
- 不想让人看出这是你的第一张发票，就不要从 1 开始。从 1001 开始很常见，也完全正当。
形式发票（proforma invoice）和报价单（quote）不要占用发票编号，因为它们不是发票，混在一起正是产生空号的原因。
发票怎么发送？
用电子邮件发送 PDF。这是澳洲的常规做法，在法律上有效，而且会自动留下时间记录。以下几点能实实在在地缩短收款时间：
- 工作完成当天就发，而不是等到月底。付款期限从开票日期开始算，所以晚一个星期发，就晚一个星期收到钱。
- 把付款信息写在发票本身上，而不是写在附带的邮件正文里。被转给应付账款部门的是发票，邮件往往不会被转过去。
- 向企业或政府客户索取采购订单（purchase order, PO）编号，开工前就要拿到，并写在发票上。没有这个编号，对方的系统可能无法匹配你的发票，发票就会一直搁着没人付，尽管谁也没有决定不付款。见什么是采购订单？
- 文件名要起得有用：在一个塞着两百份发票的邮箱里，INV-0042-YourBusiness.pdf 远比 invoice.pdf 好找。
关于付款条款、提醒和催款的一切，见如何按时收到款项。
哪些单据不是发票？
| 单据 | 区别在哪里 |
|---|---|
| 报价单或估价单 | 提出按某个价格做这项工作。不产生债务，客户不做了，也不欠你任何钱。 |
| 形式发票 | 长得像发票，但它是要求预先付款，而不是一笔已完成供应的记录。它不是税务发票，也不能凭它申领 GST 抵扣。 |
| 采购订单 | 由买方开出，而不是你。它表示买方承诺购买；你的发票在之后才开，用来要求付款。 |
| 收据（receipt） | 确认已经收到款项。由你在收款之后开出，它是客户的凭证，而不是你的。 |
| 对账单（statement of account） | 一段时间内所有已开票、已付款和未付款项的汇总。它是提醒，不是一笔新的债务。 |
发票要保存多久？
五年。ATO 要求，能说明你的交易的记录，要从记录制作或取得之日、或交易完成之日起（以最晚者为准）保存五年。电子副本也可以，只要内容完整、清晰可读，并且在被要求时能够提供。对一个人的生意来说，每个财政年度一个文件夹就够了。
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常见问题
发票不是合同，但它是具有法律意义的记录：它证明了这笔债务，是你申报收入的依据，也是法院或 ATO 会查看的单据。没有法律规定普通发票必须包含哪些内容，但注册了 GST 的企业开出的税务发票，有 ATO 规定的七项必备内容。
单据你可以开，但付款给你的企业一般必须按最高税率预扣税款并交给 ATO，所以在你申报所得税之前，你大约只能收到一半的钱。通过 abr.gov.au 申请 ABN 是免费的，通常马上就能拿到，所以很少有什么好理由不用 ABN 就开发票。
只有注册了 GST 才收。当你的 GST 营业额在滚动十二个月内达到 75,000 澳元时，就必须注册；低于这个数，注册是自愿的。如果你没有注册，就不能显示 GST 金额，也不能把单据称为税务发票；收取你无权收取的 GST 是实实在在的问题，而不只是文书上的问题。
工作完成当天，或者到了约定的阶段节点就发。付款期限从开票日期开始算，所以你每晚发一天，收款就晚一天。如果你注册了 GST，而客户要求开税务发票，你必须在对方提出要求后 28 天内提供。
不可以。发票一旦发出，就成了你的记录，也成了客户的记录。如果开错了，就开一张贷记单冲销它，再用新编号开一张更正后的发票。修改或删除会破坏审计线索，而编号中的空号，正是审查人员会追问的地方。
资料来源
本文中的税务发票要求、82.50 澳元门槛、无 ABN 预扣税（no-ABN withholding）和五年记录保存规定来自澳大利亚税务局（ATO）；一般的开票做法来自 business.gov.au。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。