采购订单（purchase order, PO）是买方发给卖方、按约定条款订购商品或服务的单据。它写明买什么、买多少、什么价格、什么时候要。它是一项要约：你一旦接受，合同就成立了。对一个人经营的生意来说，关于 PO 最重要的通常不是自己开，而是向客户索取，因为大多数大企业和政府客户，没法支付一张没写 PO 编号的发票。
采购订单和发票是什么关系？
两者描述的是同一笔交易，只是分别站在交易的两端。
| 采购订单 | 发票 | |
|---|---|---|
| 由谁开出 | 买方 | 卖方 |
| 时间 | 在提供商品或服务之前 | 在提供之后 |
| 它在说什么 | 我要按这个价格、在这个日期之前买这些 | 我已经提供了这些，这是你欠的钱 |
| 法律效力 | 购买要约，一经接受即成为合同 | 产生一笔债务 |
| 对 GST 的影响 | 没有影响。尚未发生任何供应 | 税务发票是买方申领 GST 抵扣的依据 |
| 在你的账上记为 | 暂时什么都不记：它是一项承诺，不是收入 | 收入，付款之前同时是一笔应收账款 |
为什么有 PO 编号就能更快收到款？
任何规模大到设有应付账款部门的机构，都会做三单匹配（three-way matching）。一张发票在被批准付款之前，系统会尝试把三份单据对上：
- 采购订单：批准了什么，由谁批准。
- 收货单或交付确认：实际到货或交付了什么。
- 你的发票：向对方收取的是什么。
如果三者一致，发票会自动获批，不需要任何人经手。如果你的发票没有 PO 编号，就没有东西可以匹配，它会落进一个异常处理队列，得有人去查清楚这是谁订的、对方有没有权限下这个单。发票进了这个队列，就会在那里躺上一个月。没有人拒绝付款给你，只是这张发票动不了。
所以，开工之前先要到 PO 编号，并把它写在发票上一个标明“PO number”（PO 编号）的栏目里，而不是埋在项目说明中。如果对接人说不需要 PO，请对方用书面形式确认，因为发票卡住的时候，你要发出去的正是那封邮件。
采购订单上有哪些内容？
- PO 编号：买方系统使用的参考编号，也是对方需要你在发票上写回去的那个号码。
- 买方和供应商的信息，包括实际付款的实体；它不一定是一直和你打交道的那个实体。
- 每项商品或服务的说明，以及数量、单价和每行小计。
- 总金额，以及是否含 GST。
- 交货日期和地址，或者服务期间。
- 付款条款：往往是买方的标准条款，而不是你报价时写的条款。
- 条款和条件，有时只是引用一份你没读过的文件。去读一读。
接受之前，把总金额和条款跟你的报价核对一遍。PO 是买方用自己的话重述这笔交易，数字经过他们的采购系统一转，不一定还和原来一样。
采购订单常出哪些问题，该怎么办？
| 问题 | 怎么办 |
|---|---|
| 客户不肯开 PO | 请有权限的人书面确认不开 PO，并保存好。然后照常开发票；如果发票在应付账款部门卡住了，就附上那封邮件。 |
| PO 总额低于你的报价 | 开工之前先停下来。发票金额超过 PO 金额，是发票被直接退回的典型原因。请对方修改 PO，或者把工作拆开。 |
| 工作量超出了 PO 的范围 | 在做额外工作之前，而不是之后，要求对方出变更单（variation）或第二张 PO。PO 是一项支出授权，批准它的人不一定有权批准更多。 |
| PO 里有你没同意过的条款 | 尤其要看付款条款，因为它们常常会推翻你报价时的条件。接受之前就提出来；你接受了的 PO 就是最终的交易，而不是你以为谈好的那笔交易。 |
| 你把 PO 编号弄丢了 | 问对接人，不要猜。写错 PO 编号的发票比不写还糟，因为它可能会匹配到别人的订单上。 |
采购订单对 GST 有影响吗？
没有。PO 不是税务发票（tax invoice），双方都不能凭它申领 GST 抵扣。此时还没有提供任何东西，所以就 GST 而言，什么都还没发生。GST 的影响从你开出税务发票或收到款项时开始，具体取决于你是按现金制还是权责发生制核算 GST。
PO 也不应该计入你的收入数字。它是一项购买承诺，而不是收入，而且很多 PO 最后会被取消或减少。
个体经营者应该开采购订单吗？
通常不需要。对一个人经营的生意来说，每次采购都开一张 PO，花了功夫，得到的却不会比直接把供应商的报价单和发票放在一起保存更多。有两种例外，值得花这份功夫：
- 分包商。一份写明工作范围、价格和截止日期的简短 PO，比事后为你到底要求了什么而起纠纷便宜得多。
- 你要转嫁给客户的费用。如果你购买材料，之后再向客户收费，PO 能给你留下一条清楚的书面记录：从客户批准，到你采购，再到你开发票。
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常见问题
采购订单是一项购买要约。供应商接受之后，它就有了约束力；接受的方式可以是确认订单，而在大多数情况下，只要开始干活或发货就算接受。所以在按 PO 行事之前，你应该核对上面的价格、工作范围和付款条款，而不是把它当成走流程的文书。
采购订单由买方在供应之前开出，表示买方承诺购买。发票由卖方在供应之后开出，用来要求付款。发票上写明 PO 编号，买方的系统才能把两者对上。
法律上不需要，大多数小客户也从来不开。但大企业、大学和政府部门都使用自动匹配，没有 PO 编号的发票无法匹配，就会搁在异常处理队列里。每次开工之前，都要问清楚是否需要 PO。
不可以。采购订单不是税务发票，也还没有发生任何供应，所以没有什么可以申领的。GST 抵扣跟着供应商开出的税务发票走，什么时候可以申领，取决于你按现金制还是权责发生制核算 GST。
通常不需要，因为只有你一个人花钱时，这些文书带来的好处很少。有两种情况值得开：聘请分包商时，一份简短的 PO 能把工作范围和价格白纸黑字定下来；购买要转嫁给客户的材料时，它能给你留下一条从客户批准到你开发票的清楚记录。
资料来源
本文中的 GST 时间规则和税务发票规定来自澳大利亚税务局（ATO）；一般的采购和开票做法来自 business.gov.au。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。