汇款通知（remittance advice）是付款方发给供应商的一份简短通知，确认已经付款，并列明这笔款项支付的是哪些发票。在澳洲，它不是法律要求，也不是收据。它是一种礼节，存在的理由很实际：当一笔银行转账同时支付六张发票时，你账户里的入账只是一个数字，没有任何说明，而汇款通知告诉你的，就是这是哪六张。
谁发汇款通知？什么时候发？
由付款方发送，时间是在放款的同时或刚放款之后。你最常从分批集中付款的机构那里收到：
- 政府部门和地方市政府，它们几乎总会自动发送。
- 大公司，它们有应付账款团队，每周或每两周集中付款一次。
- 任何使用会计软件的人：大多数软件在付款流程中会顺带生成汇款通知并用电子邮件发出，所以发送方不用花任何成本。
一人经营的小生意只付一张发票时，通常不会特意去发，也没人会介意。但一旦你开始一次付好几家供应商，发一份汇款通知，就能省掉对方发邮件来问这笔钱付的是什么。
汇款通知上写什么？
汇款通知没有规定的格式，因为澳大利亚法律根本没有要求开这份单据。一份汇款通知是真有用还是只是摆设，要看收到的人能不能不用多问一句，就把它和自己的账对上：
| 栏目 | 为什么要写 |
|---|---|
| 付款方名称 | 这是谁付的款。对发送方来说显而易见，但如果供应商在同一家母公司下有两个客户，就不一定了。 |
| 付款日期 | 转账发出的日期，而不是到账的日期。银行转账可能要一天或更久才能到账。 |
| 付款方式和参考号 | EFT 转账、BPAY 还是银行卡付款，以及会出现在供应商银行对账单上的参考号，这样两边才能对上。 |
| 发票编号和金额，每张一行 | 这份单据存在的理由。每张要结清的发票占一行。 |
| 扣减项目 | 贷记单（credit note）、保留金（retention）或预扣金额，每项单独一行，并写明原因。 |
| 付款总额 | 必须等于各行之和，也必须等于实际到账的金额，否则供应商会打电话来问你。 |
最有价值的一项，是每笔金额对应的发票编号。一份只写着“付款 4,180.00 澳元，谢谢”的汇款通知，告诉供应商的内容，他们在自己的银行流水里早就看得到了。
汇款通知、收据还是发票？
这三种单据从不同的角度描述同一笔交易，由不同的人在不同的时间开出。
| 单据 | 谁开具 | 它说的是什么 |
|---|---|---|
| 发票 | 供应商，付款前 | 你因为这些东西欠我这么多钱，请在这个日期前付清。 |
| 汇款通知 | 付款方，付款时 | 我已经汇出这么多钱，付的是这几张发票。 |
| 收据 | 供应商，付款后 | 我已经收到你这么多钱。 |
| 对账单 | 供应商，定期 | 这是一段时间内所有开过的发票、已付的款项和仍未付清的款项。 |
报税时要紧的区别是：汇款通知只是付款方声称自己已经汇出了钱。它不能证明钱已经到账，也不是税务发票或收据。先和银行流水核对，再把这张发票当作已付款。
怎样用汇款通知更快地对账？
这正是这份单据存在的全部意义，值得认真去做：
- 把总额和入账金额对上。如果银行显示 4,180.00 澳元，汇款通知的合计也是 4,180.00 澳元，剩下的就只是记账，不用再当侦探。
- 逐张核销发票。每张发票按它自己的金额标记为已付，而不是把整笔款项都记在最早的那张发票上。否则你的账龄报告会越来越走样，你还会去催一张几周前就已经付清的发票。
- 接受少付的款项之前，先查清楚。付款方如果扣除了贷记单、保留金或者某一项有争议的费用，通常会在汇款通知上写明。如果金额少了，汇款通知上又没有解释，那封邮件今天就该发出去。
- 把它和发票一起存档。它是解释一笔交易的业务记录，所以和你其他的账簿一样，适用五年保存的规定。
付款金额少了怎么办？
澳洲的汇款通知上有三种扣减经常出现，值得一眼就认出来：
- 抵扣了贷记单。付款方用之前的一笔贷记金额冲抵了这张发票。只要这笔贷记确实是你开的，这就是正当的，所以要和你自己的贷记单记录核对一下。
- 无 ABN 预扣税（no-ABN withholding）。如果你的发票上没有写澳大利亚商业号码（ABN），付款方一般必须按最高税率预扣税款，交给澳大利亚税务局（ATO）。汇款通知上会把它列为一项扣减。解决办法在源头：在每张发票上写上你的 ABN。
- 一行没有说明的尾差或“调整”。去问清楚。反复出现、又没有说明的扣减，要么是对方系统出了错，要么是一条没人告诉过你的交易条款。
你需要发汇款通知吗？
法律上不需要，一笔款项只付一张发票时也不需要。但只要符合以下任何一种情况，就发一份，因为在这些情况下，收款方确实没法弄清你付的是什么：
- 一笔转账支付了不止一张发票。
- 你只支付了部分发票金额，或者付的是定金。
- 你扣除了某些款项：一笔贷记、一笔保留金、一笔预扣金额。
- 银行转账的付款参考栏太短，写不下这些发票编号，而它通常都太短。
一封写明发票编号、各笔金额和总额的电子邮件，就是一份完全合格的汇款通知。它不需要模板，不需要公司标志，也不需要做成 PDF。
相关阅读
常见问题
不是。澳大利亚法律没有要求付款方开汇款通知，也没有任何规定限定它必须包含什么。它是一种商业礼节，之所以存在，是因为它能为双方省事：供应商不用询问就能对账，付款方也免得收到追问的邮件。
不一样，而且区别很重要。汇款通知由付款方开出，说的是钱已经汇出。收据由供应商开出，确认的是钱已经收到。汇款通知不是付款凭证，所以在把发票标记为已付之前，先和你的银行流水核对。
不可以。一笔采购的金额（含 GST）超过 82.50 澳元时，要申领 GST 抵扣，你需要供应商开出的有效税务发票。汇款通知是你自己的付款记录，不是供应商的供货记录，所以不符合要求。
当天就去问。常见的原因有：一次付款被拆成了两批，付款方没告诉你就抵扣了一张贷记单，或者因为你的发票上没有写 ABN 而被预扣了税款。趁这笔付款刚发生不久、在付款方系统里还容易查到，这三种情况都更容易解决。
把它们当作业务记录，和相关的发票放在一起保存五年。它们证明了一笔汇总入账是怎样分配到各张发票上的，而这正是审查中会被问到的问题，那时往往早就没人记得细节了。
资料来源
本文中的记录保存规定和无 ABN 预扣税规定来自澳大利亚税务局（ATO）；一般的开票和付款做法参考 business.gov.au。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。