形式发票（proforma invoice）是一种看起来像发票、但在供应之前开出的单据，通常是为了让客户预先付款，或者让客户在内部走完采购审批。它不是索款要求，不产生债务，也不计入你的收入。最关键的是，在澳洲它不是税务发票（tax invoice）：你的客户不能凭它申领 GST 抵扣，你也不能把它标成税务发票。
什么时候会开形式发票？
- 预先收款。新客户、第一单生意，或者有过拖欠记录的客户。你希望在开工之前拿到钱，形式发票就是用来开口要这笔钱的单据。
- 收定金。形式发票用于收取定金；工作完成后再开税务发票。
- 内部审批。有些企业客户的财务部门不能凭报价单开采购订单（purchase order, PO），但可以凭一份长得像发票的单据开。
- 出口。海关和货运代理通常会要求提供形式发票，以便在货物发运之前为其估价。
- 确认会变动的价格。在数量或运费还没最终确定时，形式发票可以列出预计的数字，而不让任何一方受其约束。
形式发票、报价单还是发票？
| 报价单 | 形式发票 | 发票 | |
|---|---|---|---|
| 用途 | 争取到这单生意 | 在供应之前收款 | 记录一笔已完成的供应 |
| 时间 | 达成协议之前 | 达成协议之后、供应之前 | 供应之后 |
| 是否产生债务 | 否 | 否 | 是 |
| 是否属于税务发票 | 否 | 否，永远不是 | 是，前提是你注册了 GST |
| 客户能否申领 GST | 不能 | 不能 | 能 |
| 是否计入你的收入 | 否 | 否 | 是 |
| 编号 | 独立的编号序列 | 独立的编号序列 | 发票编号序列，不留空号 |
简单来说：报价单用来说服，形式发票用来收款，发票用来记录。报价单和形式发票上的数字可以一模一样，区别在于形式发票是作为付款依据交给客户的。
为什么它不能是税务发票？
这一部分会带来实实在在的后果。一份单据只有在本意就是作为税务发票，并且与一项已经发生或将要发生的供应相关时，才能起到税务发票的作用。形式发票明确是临时性的，所以：
- 你的客户不能凭形式发票申领 GST 抵扣，不管上面显示了多少 GST。如果对方硬要申领，这项申领没有依据。
- 永远不要在上面写“Tax invoice”（税务发票）。清楚地以“Proforma invoice”（形式发票）作为标题，很多企业还会加一行“This is not a tax invoice”（本单据不是税务发票）。
- 之后再开真正的税务发票：在收到款项或完成供应时开，具体取决于你怎样核算 GST。
- 不要把它申报为收入。形式发票不是收入，也不是应收账款。什么都还没提供，也没有人欠你钱。
有效的税务发票必须包含哪些内容，见如何开具含 GST 的发票。
形式发票上要写什么？
发票上该有的都要有，另外还要加上标注，免得它被误当成发票：
- “Proforma invoice”（形式发票）标题，要醒目，而且整页任何地方都不能出现“tax invoice”字样。
- 你的商业名称和澳大利亚商业号码（ABN），和平常一样。
- 形式发票参考编号，用独立的编号序列：PF-0001，绝不能用你的下一个发票编号。
- 日期和有效期。写上“Valid for 14 days”（14 天内有效），价格变动时能保护你。
- 项目明细、数量和价格；如果你注册了 GST，就列出 GST，并注明这是将会适用的 GST。
- 付款方式，以及接下来会怎样：说明付款后会开出税务发票。
不让形式发票占用发票编号，是这里最有用的一个习惯。编号中的空号，正是让一套本来没问题的记录看起来有问题的原因。
收到付款之后要做什么？
- 钱到账了。就 GST 而言，这时才算有事发生。
- 开一张税务发票，金额为实际收到的款项，并注明形式发票编号，方便客户把两者对上。
- 记录收入，依据是税务发票，而不是形式发票。
- 申报 GST，申报期取决于你的核算方式：按现金制，是你收到钱的那一期；按权责发生制，是开票和付款两者中较早的那一期。见现金制和权责发生制。
如果客户一直没有付这张形式发票的款，也没有什么需要撤销的。这正是这种单据的全部好处：从来没有产生过债务，所以不需要开贷记单（credit note），也没有坏账需要核销。
相关阅读
- 什么是发票？：形式发票之后的那份单据
- 如何开具含 GST 的发票：税务发票怎样才算有效
- 如何按时收到款项：定金、付款条款和提醒
- 什么是采购订单？：客户要形式发票，常常就是为了它
常见问题
不是，而且加上一行 GST 也不能把它变成税务发票。税务发票的本意必须就是作为税务发票，而且必须与一项供应相关。形式发票明确是临时性的，所以你的客户不能用它申领 GST 抵扣。收到款项或完成供应之后，再开一张真正的税务发票。
不用。什么都还没有提供，也不存在债务，所以形式发票既不是收入，也不是应收账款。只有在它被付款，或者转成税务发票时，才会进入你的账本。这也是为什么没付款的形式发票不需要开贷记单，也不需要核销坏账：从来就没有什么需要冲销的。
报价单是提出按某个价格做这项工作，目的是拿下这单生意。形式发票是在客户同意之后开出的，作为付款依据交给客户，常常用于收定金，或者让对方的财务部门可以开采购订单。两者上面的数字常常一模一样。
如果你注册了 GST，就列出将会适用的 GST，让客户知道真正的总额。清楚注明这是将会收取的 GST，保留“Proforma invoice”（形式发票）的标题，并且永远不要在单据上写“Tax invoice”。客户凭你之后开出的税务发票申领抵扣，而不是凭这张形式发票。
不应该。给它们单独的编号序列，比如 PF-0001。用发票编号去编那些可能永远不会变成发票的单据，会让你的发票编号出现空号；而对任何审查记录的人来说，空号正是让一套记录看起来不完整的原因。
资料来源
本文中的税务发票要求和 GST 归属规则（即 GST 计入哪一期）来自澳大利亚税务局（ATO）；一般的开票做法来自 business.gov.au。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。