记账（bookkeeping）是对企业财务往来的日常记录，也就是每一笔销售、每一笔采购和每一笔付款，这样才能编制账目，并向澳大利亚税务局（ATO）申报。在澳大利亚，记账不是可有可无的：你必须保存能够说明各项交易的记录，记录要用英文，或者采用能方便地转换成英文的形式，并且要保存五年。除此之外，就看你需要多完善的记账体系了；对一个人的生意来说，答案通常是“没你担心的那么复杂”。
记账和会计是一回事吗？
这两个词常被混用，但它们不是同一项工作。
- 记账负责记录。它把交易准确地记下来、归入正确的类别，与银行记录核对，并保存凭证。这是一项持续进行、大部分是机械性的工作。
- 会计负责解读。它根据这些记录编制财务报表、运用税法、做年终调整，并提供建议。它是定期进行的，靠的是专业判断。
还有一条执业资格的界线值得了解。任何人都可以自己记账。但收费替你申报 BAS 的人必须是注册 BAS 代理，收费替你准备所得税申报表的人必须是注册税务代理。这两份名册都是公开的，可以在税务从业者委员会（Tax Practitioners Board）查询。
什么是单式记账和复式记账？
单式记账就是一张清单：进账、出账、滚动余额。电子表格做的就是这件事；对于没有库存、也没有应收账款的小型服务业务来说，这可能就够了。
复式记账把每笔交易记两次，一次记借方，一次记贷方，让账目按照会计等式保持平衡：
资产 = 负债 + 所有者权益
花 110 澳元买一件工具，就是开支增加 110 澳元，银行存款减少 110 澳元。开出一张 2,200 澳元的发票，就是 2,000 澳元的收入、200 澳元应缴的 GST，以及别人欠你的 2,200 澳元。因为每笔记录都有两面，出错时会显示为账不平，而不会藏起来。这就是复式记账的全部理由，也是为什么每一款会计软件都在用它，不管有没有让你看到。
你到底需要记录什么？
| 记录 | 涵盖内容 |
|---|---|
| 销售 | 你开出的每一张发票，以及显示这些发票收到多少款项的收据或银行记录。 |
| 采购和开支 | 你打算申报扣除的任何项目的供应商发票和收据。金额超过 82.50 澳元（含 GST）的采购，要有税务发票才能申领 GST 抵扣。 |
| 银行 | 生意使用的每个账户的对账单，卡也包括在内。其他所有记录都要以它为准来核对。 |
| GST | 如果你注册了 GST：销售中收取的 GST 和采购中支付的 GST，也就是 BAS 背后的数字。 |
| 资产 | 对于要折旧、而不是一次性扣除的东西，记下买了什么、什么时候买的、花了多少钱。 |
| 工资 | 如果你有员工：工资、PAYG 预扣税（PAYG withholding）、养老金（superannuation），以及 Single Touch Payroll（STP）报告。按照公平工作（Fair Work）的规定，员工记录要保存七年，而不是五年。 |
| 车辆和居家办公 | 用来证明按比例分摊申报扣除的行车日志（logbook）和日记。记录必须在当时做，不能事后补记。 |
ATO 的要求是，记录要能说明你的交易：足以让别人看懂发生了什么，以及你申报表上的某个数字为什么是这个数。银行流水上一行“EFTPOS 1487”本身说明不了任何事；附在它后面的收据才能说明。
什么是银行对账？
对账（reconciliation）就是核对你账上记录的情况和银行记录的情况是否一致，并解释每一处差异。这是最有价值的一个记账习惯，因为只有这一步能发现你原本不知道的事：
- 客户付了一笔款，你却从没给他开过发票，或者开了两次。
- 一项订阅自动续费，价格是去年的四倍。
- 一笔重复扣款，或者一张你以为已经注销的卡。
- 一笔始终没有到账的款项，这是客户付款被退回的典型迹象。
至少每月对一次账，如果资金进出频繁，就每周一次。一人生意每月对一次账，只要十五分钟；拖到六月再一起对，就得搭进大半个星期天。
最简单可行的记账方法是什么？
如果你刚起步，全部就是下面这些。设置一次之后，日常只需每周花几分钟：
- 把钱分开。为生意单独开一个银行账户，即使你是个体经营者、法律上并不要求，也应该这样做。私人交易和业务交易混在一起，会让十分钟的记账变成一个下午。
- 在同一个地方开发票，并按顺序编号，这样你的收入就是一张清单，而不是一场考古发掘。见什么是发票？
- 当天就给收据拍照。热敏纸不到一年就会褪成白纸，而 ATO 接受电子副本。
- 每周分类一次，使用一份简短、与报税表对应的会计科目表。
- 每月对账，与银行记录核对。
- 钱一进来就留出一部分：如果注册了 GST，要留出 GST，还要留出所得税。开一个单独的储蓄账户，每收到一笔款就存入固定的百分比，这比做预测粗糙，但效果更好。
- 所有资料保存五年，按财政年度分文件夹存放。
Balaana 的免费版能完成第 2 到第 4 项：开发票、保存收据和分类。第 5 项需要银行流水导入，这是 Plus 版的功能；第 1 项则要你去银行办理。
记账常在哪些地方出错？
- 拖到六月才做。攒了十一个月没整理的收据已经不是记账问题，而是要搭进一个周末，而且其中一半你会想不起来是什么。
- 所有收支都用一个账户。每一笔私人交易都成了你要逐一判断的事。
- 把银行流水当成记账。银行流水只是把交易导进来；它不会正确分类，不会附上凭证，也不会发现缺了什么。
- 把业主提款（drawings）记成工资。你从个体经营的生意中取出的钱不是开支，也不能扣除。见个体经营者如何纳税。
- 不保存凭证。电子表格里的一个数字，背后如果没有收据，这项扣除就可能保不住。
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常见问题
你必须保存能够说明各项交易的记录，记录要用英文，或者采用能方便地转换成英文的形式，并且保存五年。法律没有规定格式，一份附有凭证的电子表格就能满足要求。不能省的是凭证：一个背后没有收据的数字，一旦被质疑，这项扣除你可能就守不住。
记账是准确、持续地记录交易。会计则根据这些记录编制财务报表、运用税法并提供建议。两者之间还有一条执业资格的界线：任何人都可以自己记账，但收费替人申报 BAS 必须是注册 BAS 代理，收费替人准备报税表必须是注册税务代理。
你不必弄懂这个概念，但实际上是需要的：每一款会计软件内部都用复式记账，正是它让错误显示为账不平，而不是悄悄溜过去。对于没有库存、也没有未付发票的小型服务业务，单式记账的电子表格也能应付，但很快就会不够用。
每周分类一次，每月与银行对一次账。跟得上的话，工作量大致是线性增长；跟不上的话，就大致是指数增长：一个月的账只要十五分钟，一年的账要花一个周末，再加上那些你已经想不起来的事。如果你注册了 GST，每季度的 BAS 截止日期反正也给你划了一条底线。
法律上并不要求，因为个体经营者和个人是同一个法律实体。但这仍然是你能为记账做的最有价值的一件事，因为有了它，你就不必逐笔判断私人交易，对账也才真正做得起来。大多数银行都有低收费或免费的日常账户，就够用了。
资料来源
本文中的记录保存义务和五年保存规定来自澳大利亚税务局（ATO）；BAS 代理和税务代理的注册要求来自税务从业者委员会。请到 ato.gov.au 或向注册税务代理确认最新情况。Balaana 是记账软件，不是税务代理。本文仅为一般信息，不构成个人税务建议。